ANTIRICICLAGGIO

1. Quadro normativo

Il D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231 disciplina le misure di prevenzione e contrasto dell’utilizzo del sistema economico e finanziario per finalità di riciclaggio, finanziamento del terrorismo e finanziamento della proliferazione delle armi di distruzione di massa.

L’art. 3, comma 5, lettera g), del decreto ricomprende tra gli altri operatori non finanziari i soggetti che esercitano attività di mediazione civile. Le misure previste dalla normativa devono essere applicate in maniera proporzionata al rischio, tenendo conto delle peculiarità dell’attività esercitata e delle informazioni acquisite nello svolgimento della stessa.

I principali presidi riguardano:

• l’identificazione del cliente;
• l’identificazione dell’eventuale esecutore o delegato;
• l’individuazione del titolare effettivo;
• la rilevazione dell’eventuale qualifica di persona politicamente esposta;
• l’acquisizione di informazioni sulla natura e sullo scopo della prestazione;
• l’acquisizione delle informazioni economico-patrimoniali previste dal modulo;
• l’analisi e la valutazione del rischio;
• la conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni;
• la rilevazione e la gestione riservata degli eventuali elementi di anomalia.

2. Modulo di adeguata verifica della clientela

THEMIS ADR utilizza un unico Modulo di adeguata verifica della clientela, valido sia per le persone fisiche sia per le persone giuridiche e gli enti.

Il modulo deve essere compilato nelle sole sezioni applicabili al soggetto interessato e sottoscritto dal dichiarante, che assume la responsabilità della completezza e della veridicità delle informazioni fornite.

Persona fisica

Per la persona fisica il modulo prevede l’acquisizione dei seguenti dati:

• nome e cognome;
• data e luogo di nascita;
• codice fiscale;
• residenza;
• cittadinanza;
• telefono ed e-mail;
• eventuale qualifica di persona politicamente esposta;
• professione o attività svolta;
• principale fonte di reddito.

Persona giuridica o ente

Per la persona giuridica o l’ente il modulo prevede l’acquisizione dei seguenti dati:

• denominazione;
• sede legale;
• capitale sociale;
• partita IVA;
• codice fiscale;
• dati identificativi del legale rappresentante;
• residenza e cittadinanza del legale rappresentante;
• telefono ed e-mail;
• ruolo ricoperto dal legale rappresentante all’interno dell’ente;
• eventuale qualifica di persona politicamente esposta del legale rappresentante.

Le informazioni devono essere complete, veritiere e aggiornate.

3. Esecutore o delegato

Quando il dichiarante è diverso dal cliente o dal legale rappresentante, deve essere compilata la sezione relativa all’esecutore o al delegato.

Devono essere indicati:

• nome e cognome;
• data e luogo di nascita;
• codice fiscale;
• residenza;
• cittadinanza;
• legame o ruolo rispetto al cliente.

Quando necessario, THEMIS ADR può richiedere la documentazione attestante i poteri di rappresentanza o la delega conferita.

4. Persona politicamente esposta

Il modulo prevede l’indicazione dell’eventuale qualifica di persona politicamente esposta del cliente, del legale rappresentante e dei titolari effettivi.

Per persona politicamente esposta si intende la persona fisica che ricopre o ha cessato da meno di un anno di ricoprire importanti cariche pubbliche, nonché i familiari e i soggetti con i quali intrattiene notoriamente stretti legami, secondo quanto previsto dall’art. 1, comma 2, lettera dd), del D.Lgs. 231/2007.

5. Titolare effettivo

Il titolare effettivo è la persona fisica o le persone fisiche nell’interesse delle quali, in ultima istanza, la prestazione viene resa o l’operazione viene eseguita.

Persona fisica

La persona fisica deve dichiarare se:

• agisce esclusivamente in proprio nome e nel proprio interesse e non vi sono ulteriori titolari effettivi;
• agisce anche nell’interesse di una o più persone fisiche;
• agisce per conto di una o più persone fisiche.

Persona giuridica o ente

Per la persona giuridica o l’ente il dichiarante deve indicare se:

• è l’unico titolare effettivo;
• è titolare effettivo insieme ad altre persone fisiche;
• i titolari effettivi sono persone fisiche diverse dal dichiarante;
• nessuna persona fisica è individuabile mediante i criteri della proprietà o del controllo e il titolare effettivo coincide con chi esercita poteri di rappresentanza, amministrazione o direzione.

Per ciascun titolare effettivo devono essere indicati:

• nome e cognome;
• data e luogo di nascita;
• codice fiscale;
• residenza;
• cittadinanza;
• eventuale qualifica di persona politicamente esposta;
• professione o attività;
• principale fonte di reddito.

Il modulo contiene lo spazio per l’indicazione di due titolari effettivi. In presenza di ulteriori titolari effettivi deve essere allegato un foglio contenente i medesimi dati.

6. Natura e scopo della prestazione

Nel modulo deve essere descritta la natura e lo scopo della prestazione richiesta all’Organismo.

Il dichiarante deve riportare una sintesi della controversia e delle richieste presentate al mediatore.

Le informazioni fornite devono consentire di comprendere l’oggetto della procedura e la sua coerenza rispetto alle parti coinvolte e all’eventuale accordo di mediazione.

7. Informazioni economico-patrimoniali

Il modulo prevede l’indicazione:

• del valore dell’oggetto della mediazione;
• della provenienza dei fondi che potranno essere utilizzati per adempiere alle obbligazioni derivanti dall’eventuale accordo.

La provenienza dei fondi può essere ricondotta, a titolo esemplificativo, a:

• attività lavorativa;
• eredità;
• donazione;
• vendita di beni o investimenti;
• finanziamenti bancari;
• provvista fornita da soggetti terzi;
• altra provenienza da specificare.

Quando necessario, il dichiarante deve fornire ulteriori precisazioni sulla provenienza dei fondi.

8. Informazioni ulteriori

Il modulo prevede inoltre l’indicazione dell’eventuale presenza di:

• procedimenti in corso o carichi pendenti per reati in materia economica, tributaria o societaria a carico del cliente o dei titolari effettivi;
• procedure concorsuali in corso, nel caso di persone giuridiche o enti.

In assenza di tali circostanze deve essere selezionata la voce “Nulla”.

Le informazioni sono acquisite esclusivamente per le finalità previste dalla normativa applicabile e sono trattate con adeguate garanzie di riservatezza.

9. Dichiarazioni, allegati e sottoscrizione

Il dichiarante sottoscrive il modulo a conferma delle informazioni riportate ed è consapevole delle responsabilità previste dalla legge in caso di dati o informazioni falsi o non veritieri.

Al modulo devono essere allegati, quando applicabili:

• documento di identità del cliente;
• documento dell’esecutore o delegato;
• documento del titolare effettivo;
• visura societaria, per le persone giuridiche o gli enti.

THEMIS ADR può richiedere eventuale ulteriore documentazione necessaria per completare le verifiche.

Il modulo deve essere completato con luogo, data e firma del dichiarante.

10. Analisi e valutazione del rischio

THEMIS ADR utilizza una Scheda unica di analisi del rischio, destinata esclusivamente all’uso interno.

La scheda consente di documentare:

• la valutazione iniziale della procedura;
• le eventuali anomalie o variazioni rilevanti emerse durante la mediazione;
• la valutazione finale, da effettuare prima della chiusura dell’accordo o della definizione della procedura.

La valutazione iniziale viene effettuata entro il primo incontro, possibilmente dopo la prima sessione con le parti.

La scheda considera la tipologia della mediazione:

• mediazione demandata ai sensi dell’art. 5-quater del D.Lgs. 28/2010;
• mediazione obbligatoria ai sensi dell’art. 5 del D.Lgs. 28/2010;
• mediazione facoltativa.

La valutazione viene effettuata separatamente con riferimento:

• alla parte istante;
• alla parte chiamata;
• alle eventuali ulteriori parti;
• all’operazione e all’eventuale accordo.

11. Fattori considerati nella valutazione

Con riferimento alle parti, la scheda prende in considerazione:

• la natura giuridica;
• l’area geografica di residenza, sede o operatività;
• l’eventuale qualifica di persona politicamente esposta;
• il comportamento tenuto durante la procedura;
• il grado di collaborazione e trasparenza;
• eventuali reticenze, omissioni o incongruenze.

Con riferimento all’operazione e all’eventuale accordo, la scheda prende in considerazione:

• la ragionevolezza economica;
• la coerenza dell’accordo con la controversia;
• i mezzi di pagamento;
• l’eventuale utilizzo di contante;
• la presenza di permute, triangolazioni o soggetti terzi;
• la complessità contrattuale;
• l’eventuale presenza di schemi eccessivamente complessi o ingiustificati.

La scheda classifica il rischio in quattro livelli:

• non significativo;
• poco significativo;
• abbastanza significativo;
• molto significativo.

La valutazione viene completata con l’indicazione delle eventuali note o anomalie riscontrate e con la determinazione iniziale del mediatore.

12. Valutazione finale

Prima della chiusura dell’accordo o della definizione della procedura viene effettuata una valutazione finale.

Viene verificato se sono rimasti invariati o sono cambiati:

• lo scopo e la natura della mediazione;
• i rapporti tra le parti e l’eventuale esecutore;
• il titolare effettivo;
• la tipologia della mediazione;
• i dati identificativi delle parti;
• il profilo di rischio inizialmente attribuito.

La scheda registra inoltre:

• se è stato raggiunto un accordo;
• se sono stati necessari approfondimenti o ulteriori verifiche;
• se sono emerse incongruenze o anomalie;
• l’eventuale variazione del profilo di rischio;
• il luogo, la data e la firma del mediatore.

La Scheda unica di analisi del rischio è un documento interno riservato e non viene pubblicata sul sito.

13. Gestione riservata delle anomalie

Quando, sulla base delle informazioni disponibili e degli elementi rilevati nel corso della procedura, emergono anomalie o circostanze meritevoli di approfondimento, THEMIS ADR attiva le procedure interne previste dalla normativa applicabile.

Le valutazioni interne, le anomalie rilevate, gli eventuali approfondimenti e le eventuali segnalazioni sono soggetti a rigorosi obblighi di riservatezza.

Non possono essere comunicate alla persona interessata o a soggetti terzi informazioni relative:

• all’avvenuta segnalazione;
• alla possibilità che venga effettuata una segnalazione;
• all’invio di informazioni alla UIF;
• all’esistenza di eventuali approfondimenti o indagini in materia di riciclaggio o finanziamento del terrorismo.

Per tali ragioni, la Segreteria dell’Organismo non fornisce informazioni relative alle valutazioni interne effettuate nell’ambito di una specifica procedura.

14. Conservazione dei documenti

I documenti, i dati e le informazioni acquisiti per gli adempimenti antiriciclaggio sono conservati per dieci anni, nei termini previsti dagli artt. 31 e 32 del D.Lgs. 231/2007.

Sono conservati, in particolare:

• il modulo di adeguata verifica sottoscritto;
• i documenti acquisiti per l’identificazione del cliente;
• la documentazione relativa all’esecutore o delegato;
• i documenti relativi al titolare effettivo;
• la visura societaria e la documentazione relativa alla persona giuridica o all’ente;
• la scheda interna di analisi del rischio;
• le eventuali integrazioni e gli approfondimenti acquisiti.

La conservazione deve garantire:

• integrità e non alterabilità dei dati;
• completezza e chiarezza delle informazioni;
• mantenimento della relativa storicità;
• protezione contro la perdita o la distruzione;
• accesso limitato ai soggetti autorizzati;
• disponibilità per le autorità competenti nei casi previsti dalla legge.

15. Protezione dei dati personali

I dati acquisiti per gli adempimenti antiriciclaggio sono trattati da THEMIS S.R.L., in qualità di titolare del trattamento, esclusivamente per le finalità previste dalla normativa vigente.

Il trattamento avviene nel rispetto del Regolamento UE 2016/679, del D.Lgs. 196/2003 e del D.Lgs. 231/2007.

L’accesso alla documentazione è limitato ai soggetti autorizzati e alle autorità competenti nei casi previsti dalla legge.

Le informazioni sul trattamento dei dati personali sono disponibili nell’informativa privacy dell’Organismo.

16. Modulistica e approfondimenti

17. Contatti

Per informazioni amministrative sulla compilazione e sulla trasmissione del modulo:

THEMIS S.R.L. - Organismo di Mediazione civile e commerciale THEMIS ADR
Sede legale: Via Baldinucci 14/A
59100 Prato (PO)

Telefono: 0574 064957
E-mail: info@themisadr.it
PEC: themisadr@pec.it

Per ragioni di riservatezza, l’Organismo non può fornire informazioni relative alle valutazioni interne o alle eventuali segnalazioni riguardanti specifiche procedure.